GoogleWorkspaceとMicrosoft365、グループウエアはどちらの選択がよいのかと迷う方も多いのでは。
表計算ソフトやプレゼンテーションソフト、ビデオ会議ツールなど業務に必要なツールがワンセットで用意され便利な両グループウエア、日々の業務効率の向上にはどちらが適しているのか。。
どちらも魅力のあるサービスですが、実際に使って感じたことや特徴をご紹介します。
グループウエアとは
企業など組織で業務を行う上で、プロジェクトに携わるメンバーとコミュニケーションをとったり業務の効率化を推進するソフトウエアです。
作成した様々なファイルを複数のメンバーと共有したり、スケジュール管理を行ったり、円滑なコミュニケーションを実現しながら業務を効率的に進めることができます。
GoogleWorkspaceやMicrosoft365はそれらのソフトが一式ワンセットで提供されており、多くの企業での導入が進んでいます。
主なソフト一覧
日常業務でよく使われるソフトがワンセットで提供されています。
GoogleWorkspaceとMicrosoft365それぞれの特徴
GoogleWorkspace
GoogleWorkspaceの個々のソフトは初心者でも簡単に操作することができます。
Googleドキュメントやスプレッドシート、Googleスライドなどファイルの共有はURLでの共有できたり、共有したいメンバーのアカウント指定で限られたメンバーへの共有が簡単に行えます。
各ソフトがクラウド上で提供されるサービスの特徴を活かして業務を一緒に行うチームメンバー間での共同作業が非常に行い易いサービスです。
複数のメンバーが同時に編集作業ができます。
複数人での作業やチームコラボレーションを行える点がGoogleWorkspaceの特徴です。
MicrosoftのOfficeとの互換性があるため、仕事の便宜上オフィスへの変換が必要な場合は保存形式を変更することが可能となっています（※変換してもOfficeの機能に対応していないケースも一部あります）。
Microsoft365
WordやExcel、PowerPointなど使用経験のある方も多いのではないでしょうか。
利用しなれたソフトがワンセットで提供されています。
オンラインでもオフラインでもファイルの編集が可能で、クラウド上への保存を社内規定で許されていない、不安があるという場合はローカルでの保存など使い分けができます。
WordやExcel、PowerPointをクラウドで保存する場合はOneDriveを上に保存しメンバーと共有。
Microsoftのファイルサービスは機能が充実しており、機能性を求める場合は是非利用したいサービスです。
料金比較
GoogleWorkspaceとMicrosoft365の料金比較をしてみます。
大きな違いはあまりありませんが、ストレージの容量やビデオ会議参加可能人数で異なっています。
GoogleWorkspace、Microsoft365共にBusinessプランは300名までとなり、大企業など利用者数（アカウント数）が多い場合はEnterprise版やE3、E5の契約が必要になります。
＜GoogleWorkspace＞
※料金は税別
※GoogleWorkspaceのストレージ容量はプール制。
ユーザー数×容量＝合計容量を組織内で利用
＜Microsoft365＞
※料金は税別
クラウド上で業務が完結
GoogleWorkspaceもMicrosoft365もクラウド上で提供されているサービスのため、リモートワークなど場所を選ばずに仕事をすることを容易にしています。
ドキュメント類はドライブで共有することができ、ビデオ会議中に画面共有したりchatにドキュメントのURLを貼り付け共有も可能。
ビデオ会議はネット環境があれば外出先からでも出席ができ、移動中でもスマホからの参加もできるなど非常に便利。
クラウドでソフトが提供されているため、アップデートされたサービスはすぐに使えるなど昔のダウンロード型のソフトとは異なり快適に利用できます。
利便性についての詳細は「中小企業の働き方改革を支援するGoogleWorkspaceとは」をご覧ください。
セキュリティ面も安心
クラウドでのサービス提供に不安を感じる人もいるかもしれませんが、両サービスともにGoogle、Microsoftがセキュリティ対応しているため非常に安心して利用ができます。
ドキュメント類には、閲覧者のアクセス制限をかけることで特定のメンバーのみとの共有を行うことができます。
また個人情報など重要な情報の組織外への漏洩防止サービスなどもプランにより備わっており安心できます。
インフラ面についてはGoogleやMicrosoftの堅牢なシステムにより守られています。
GoogleのサービスであるGmailやYouTube、Googleマップと同様のインフラ上でGoogleWorkspaceは運営されています。
Googleのサービスから個人情報が漏洩したなどというニュースを聞いたことがないと思いますが、しっかり管理されているためです。
無料版GoogleWorkspaceをプライベートで体験してみる
Googleのアカウントを取得しChromeを立ち上げればGoogleWorkspaceの無料版を利用できます。
画面右上のGoogleアプリアイコンをクリックすると無料版GoogleWorkspace各ソフトが確認できます。
Gmail、GoogleDrive、Googleカレンダー、GoogleMeet、スプレッドシート、Googleドキュメントなど。
すでに利用経験があるかもしれませんが、ドキュメント類の共同編集作業など体験できGoogleWorkspaceのメリットを理解できると思います。
これだけつかえれば無料版で良いのではとも考えてしまうかもしれませんが、有料版になるとサポートが受けられたりGoogleDriveの容量が増えたりなどメリットがあります。
Gmailは自社ドメインでの利用が可能になり、PC/スマホで仕事のメールの確認もできます。
無料版を経験することで、有料版GoogleWorkspaceの導入メリットを感じることができます。
パソコンを買い換えた際には、これまで使用してきたファイルなどは全てクラウド上にあるため、自分のアカウントでログインすればすぐに従来通りの環境で利用もでき非常に便利さを感じます。
まとめ
GoogleWorkspace、Microsoft365共に優れたサービスです。
同時編集はじめチームでの共同作業を優先するのであればGoogleWorkspace、昔から使いなれたOfficeツールの機能を必要とする場合はMicrosoft365を選択するなどがおすすめです。
両グループウエアはリモートワークをはじめ多様な働き方を実現したり、業務効率を向上させる上で必須のサービスとなっています。
まだ導入をされていない場合は是非検討してみてください。
この記事が少しでも参考になれば幸いです。
